Rechtliche Vorteile der E-Mail-Archivierung
Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen
Durch die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen müssen Unternehmen E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
E-Mails werden als Beweismittel vor Gericht zugelassen
Der Einsatz einer E-Mail-Archivierung bietet auch den Vorteil, dass E-Mails als Beweis – im Falle von gerichtlichen Auseinandersetzungen – zugelassen werden. Zwar hat die Standard-E-Mail nach wie vor nicht den gleichen Beweiswert wie eine analoge „Urkunde“ oder Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur, sie wird aber regelmäßig in Verfahren zugelassen und gewürdigt. Eine vollständige und manipulationssichere Archivierung verschafft eine optimale Ausgangsposition in solchen Fällen.
Wirtschaftliche Vorteile der E-Mail-Archivierung
Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe von MailStore Server können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.
E-Mail-Archivierung steigert die Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
MailStore Server reduziert Ihre IT-Kosten
Überlastete Server, steigende Storage-Kosten, sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. MailStore Server reduziert diese Kosten nachhaltig. Zudem werden finanzielle Risiken abgefangen, die aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten entstehen können.
Verschaffen Sie sich Unabhängigkeit und Sicherheit
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht auf eigenen lokalen E-Mail-Servern unter eigener Kontrolle gespeichert. Oft werden die Korrespondenzen auf Servern externer Unternehmen im Internet gespeichert. Dies setzt ein Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit dieser Unternehmen voraus. Doch was, wenn eines dieser Unternehmen erfolgreich von außen angegriffen wird oder einfach seine Dienste beendet? Durch die Archivierung dieser extern verwalteten Daten kann dieses Vertrauen durch eine einfache und wirksame Sicherungsmaßnahme ergänzt werden. Sie als Unternehmer haben dann Ihre Daten zusätzlich abgesichert.
Technische Vorteile der E-Mail-Archivierung
Entlasten Sie Ihren E-Mail-Server
E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern des E-Mail-Servers gelöscht werden. Auf diese Weise wird die Last auf dem Server auf einem gleichbleibend niedrigen Niveau gehalten. Methoden wie die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien werden überflüssig.
Haben Sie die Kontrolle über die PST-Dateien
PST-Dateien sind fehleranfällig, nur schwer zu sichern und aufwändig zu verwalten. Die Archivierung der PST-Dateien mit MailStore Server löst diese Probleme auf einfache Weise.
One-Click-Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Die aufwändige Wiederherstellung von Datensicherungen durch den Administrator entfällt völlig. Das schont Ihre Ressourcen und lässt Ihre Mitarbeiter produktiv sein.
Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Postfachbegrenzungen als Instrument zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail- Servers werden durch die E-Mail-Archivierung vollständig überflüssig gemacht. Anwender werden nicht weiter gezwungen, ständig „weniger wichtige“ E-Mails zeitaufwändig zu löschen oder auszulagern.
Backup und Wiederherstellung des E-Mail- Servers vereinfachen
Durch die Reduzierung der Datenlast auf dem E-Mail-Server kann dieser wesentlich einfacher bzw. schneller gesichert und im Schadensfall auch schneller wiederhergestellt werden.
Reduzierung Sie den Speicherbedarf
MailStore Server wurde für die sichere und effiziente Verwaltung sehr großer Datenvolumen konzipiert und reduziert den Speicherbedarf zudem über die Single-Instance-Technologie und Komprimierung.
Verteilte E-Mails zusammenführen
Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail- Server, Anwender-Rechner oder externe Service Provider. Mit Hilfe von MailStore Server können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden. Dies vereinfacht das Auffinden von Korrespondenzen und schließt alle Lücken in Kommunikationsprozessen.
Durchgehende Verfügbarkeit aller E-Mails im Schadensfall
Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit, oft Stunden oder Tage, stehen dem Unternehmen und den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung.
Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder beim Datenverlust bleiben mit MailStore Server alle E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden, während wir uns um die Wiederherstellung kümmern können.
Wie Sie sehen, haben Sie mit MailStore Server viele Vorteile der E-Mail-Archivierung, die in einem Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken sind. Denken Sie nur an die rechtlichen Aspekte oder die technischen Raffinessen. Mit MailStore Server steht Ihnen ein weiteres, großartiges Werkzeug für Ihre moderne IT im Unternehmen zur Verfügung.