Die gesetzeskonforme Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist für jedes Unternehmen ein zu bedenkendes Thema – unabhängig von E-Mail-Client und -Server. Manche Office-Anwendungen – wie auch Office 365 aus dem Hause Microsoft – bieten eine hauseigene Archivierung, die sich jedoch in Sachen Funktionen und Kosten als ungeeignet für Sie erweisen könnte. Welche Vorteile dagegen die E-Mail-Archivierung in Office 365 mit MailStore für Sie im Vergleich zu den Möglichkeiten bei Office 365 bietet, haben wir Ihnen hier in sechs Gründen zusammengefasst.
Der integrierte Basis-Plan zur E-Mail-Archivierung bei Office 365 weist ein zu enges Funktionsspektrum auf, um Sie langfristig und rechtskonform abzusichern. So ist der Sicherungszeitraum zu kurz und die Wiederherstellung kann Probleme aufwerfen. Die Premium-Optionen oder der Enterprise-Plan auf der anderen Seite können sich als deutlich zu kostspielig erweisen. Damit ist für Sie die Archivierung über eine Drittanbieter-Lösung wie MailStore eine attraktive, erschwingliche Option – als Entscheidungshilfe könnte Ihnen die folgenden sechs Punkte dienen:
1. Schutz vor Datenverlust
Auch wenn Sie die Unternehmensdaten bei einer Organisation in der Größe von Microsoft sicher aufgehoben sehen, kommt es immer wieder vor, dass Posteingänge oder Ordnerstrukturen korrumpiert werden oder ganze Office-Accounts wegen interner Fehler verschwinden. Während diese zwar wiederhergestellt werden können, gilt dies selten für individuelle Nutzerdaten und einzelne E-Mails.
Mit MailStore bekommen Sie ein Archiv zur Verfügung, das lokal zugänglich ist und problemlos in den Backup-Plan Ihres Unternehmens integriert werden kann. Anwender können dabei einfach auf ihre archivierten E-Mails entlang ihrer Ordnerstruktur zugreifen, gezielt Nachrichten suchen und diese ebenso mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
2. Keine weiterlaufenden Kosten bei Anstellungsende
Wenn ein Anstellungsverhältnis endet, stellt sich die Frage: Wie verfahren mit der angefallenen E-Mail-Kommunikation des ausscheidenden Mitarbeiters, die wichtige Informationen beinhalten kann? Es sollte sichergestellt sein, dass – selbst wenn das Mailkonto gelöscht wird – , zumindest der Administrator weiterhin Zugriff auf die Nachrichten hat.
Bei Office 365 muss hierzu der Account in der einen oder anderen Form weiter aktiviert sein, was zusätzliche Kosten während der Laufzeit zur Folge hat. Dem gegenüber steht eine flexible Lizenzierung auf Basis der Anzahl der aktiven Archive, wie MailStore sie bietet. Der Vorteil: Unbenutzte E-Mail-Konten können in ein vorhandenes Archiv eingespeist werden und so weiterhin abrufbar bleiben. Ohne finanziellen Mehraufwand stellen Sie so sicher, dass Sie umfassenden Zugriff auf die Geschäftskommunikation Ihrer Mitarbeiter haben – auch über das Anstellungsverhältnis hinaus.
3. Schutz vor versehentlichem Löschen
Im Basis-Plan bei Office 365 verbleibt eine gelöschte E-Mail für 30 Tage im Papierkorb – nach Ablauf dieser Zeitspanne ist sie nicht mehr wiederherstellbar. Mit der Premium-Erweiterung ist dies zwar möglich, jedoch muss hier die Nachricht über Administrator-Rechte erst ausfindig gemacht werden – was ein zeitraubender Prozess sein kann.
Dagegen können Sie mit MailStore sicher sein, dass einmal archivierte E-Mails nicht gelöscht werden können. Dazu macht es die intuitiv bedienbare Suchfunktion enorm einfach – für Anwender ebenso wie für Administratoren – einzelne Nachrichten im Archiv zu finden und wiederherzustellen.
4. Mutwillige Sabotage
Der Faktor Mensch bleibt für Unternehmen ein Unsicherheitsfaktor – neben unbeabsichtigten Fehlern ist auch eine bösartige Manipulation durch Mitarbeiter vorstellbar: E-Mails mit geschäftskritischem Inhalt zu löschen, kann einem Unternehmen im Ernstfall enorm schaden. Auch zum Schutz vor solchen Szenarien ist die manipulationssichere E-Mail-Archivierung gesetzliche Pflicht.
Bei Office 365 ist eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung über den Enterprise-Plan mit enorm hohen Kosten – und im täglichen Arbeitsprozess mit großem Aufwand – verbunden.
Mit MailStore bekommen Sie hier nicht nur problemlos Rechtssicherheit, sondern noch zahlreiche weitere Vorteile – wie eine verschlankte IT-Infrastruktur und drastisch vereinfachten Verwaltungsaufwand -, die im Arbeitsalltag spürbar sind.
5. E-Mail-Zugriff auch bei Server-Ausfällen
Ein lokales Archiv bietet den klaren Vorteil, dass Sie selbst bei einem Ausfall des E-Mail-Servers Zugriff auf Ihre hier gespeicherten Nachrichten haben. Damit kann das Unternehmen den Geschäftsbetrieb unter dem aktuellen Stand der Dinge weiterführen, bis das Problem behoben ist – damit verringern sich die finanziellen Auswirkungen einer solchen Downtime.
6. Keine Speicherplatzbegrenzung
Unter dem Basis-Plan von Office 365 stehen Ihren 50GB Speicherplatz zur Verfügung – nimmt man die gespeicherten E-Mails dazu, ist das sehr eng bemessen.
Bei MailStore stehen Ihren Archive in unbegrenzter Größe zur Verfügung – dazu verringert die implementierte Deduplizierung und Komprimierung die Größe des Nachrichtenvolumens um die Hälfte. So reduzieren Sie auch die laufenden Kosten.
Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore – Ihre Vorteile
Die E-Mail-Archivierung über einen dritten Anbieter wie MailStore bietet Ihnen also zahlreiche Vorteile und zusätzliche Funktionen, die über Office 365 nur über Umwege oder Zusatzkosten zu erreichen sind.
Wir informieren Sie umfassend über Einsatzszenarien und Vorteile zu MailStore Server. Gerne stellen wir Ihnen auch Ihre individuelle Testversion zur Verfügung: Kontaktieren Sie uns einfach via E-Mail oder Telefon unter +49 (0)7331 9461249 und stellen Sie MailStore im eigenen Unternehmen beim täglichen Einsatz auf den Prüfstand.