Obwohl die E-Mail sich zum beliebtesten und meistgenutzten Kommunikationsmittel etabliert hat, hat das Fax noch längst nicht ausgedient: Bei verbindlichen Absprachen und externer Kommunikation setzen immer noch 79% aller deutschen Unternehmen auf dieses Medium.

Denn als etabliertes Medium verteidigt das Fax nach wie vor seinen festen Platz in der Bürolandschaft – Unternehmen in unterschiedlichen Branchen wickeln Aufträge, Rechnungen und Absprachen auch weiterhin über diesen Kommunikationsweg ab.

Ob Papier- oder Computer-Fax, die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und flexibel, die möglichen technischen Schnittstellen zahlreich. Um Sie umstandslos von den Vorteilen des Faxes überzeugen zu können, haben wir Ihnen hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Verbindlich, zielgenau, sicher – diese Vorteile bietet das Fax

1. Fax ist verbindlich

Das Fax bietet eine verbindliche Qualität, die auf anderen digitalen Kommunikationswegen teils nicht erreicht werden kann – dazu tragen die Möglichkeiten von Sende- und Empfangsberichten bei, neben der äußerlichen Nähe zum Brief. Auch aus diesen Gründen ist das Fax in zahlreichen Branchen – wie beispielsweise in Pharmazie und Medizin – immer noch äußerst beliebt und häufig in Gebrauch; Ihre Geschäftspartner werden diese Verbindlichkeit zu schätzen wissen.

2. Fax ist zielgenau

Nicht selten landen wichtige, geschäftskritische E-Mails beim Empfänger im Spam-Ordner, was Prozesse verzögern, Absprachen ungültig machen und damit Ihre Kunden finanziell schädigen kann. Das Papierfax steuert fehlerfrei die zugewiesene Empfänger-Nummer an, und auch beim Computer-Fax treten solche False-Positives nicht auf, da Spamfilter den Textinhalt eines Faxes nicht mitlesen und erkennen. Ihre Kunden können also sicher sein, dass die Nachrichten fehlerfrei beim Empfänger ankommen.

3. Fax ist sicher

Gerade in Anbetracht von Mal- und Ransomware, die vornehmlich via E-Mail verbreitet werden, bietet das Fax eine unerreichte Sicherheit – auch als Computer-Fax. Denn der Transmissionsweg ist und bleibt die Telefonanlage, deren Signale zu einer Fax-Nachricht transkribiert werden. Damit werden auch Schadcodes zu einer harmlosen Signalabfolge, eine Infektion mit Ransomware auf diesem Weg ist undenkbar.

4. Fax ist vertraulich

Während E-Mails im Versand mehrere Stationen passieren, versendet das Fax-Protokoll direkt vom Sender zum Empfänger: Prozesse wie Zwischenspeichern, Mitlesen, Manipulieren oder Abfangen sind damit technisch fast nicht realisierbar und in der Praxis nicht bekannt.

Faxen mit Mehrwert – die Vorteile von RelayFax

Die Wahl der richtigen Lösung ist ausschlaggebend, wollen Sie nebst dieser Vorteile noch weitere Mehrwerte bieten. RelayFax, die Fax-Netzwerk-Management-Lösung aus dem Hause Alt-N Technologies, kombiniert die Verbindlichkeit und die Vorteile des Faxes mit der Bequemlichkeit der E-Mail. Damit bieten wir Ihren eine unheimlich flexibel einsetzbare Faxlösung – ob Fax-to-Fax, Fax-to-Client oder faxen aus Office-Anwendungen heraus. So eröffnen Sie sich in der täglichen Anwendung einen äußerst effizienten und damit zeitsparenden Kommunikationsweg.

Nebst der oben erläuterten Verbindlichkeit, Vertraulichkeit und Sicherheit des Faxes profitieren Sie mit RelayFax zudem von zahlreichen weiteren Vorteilen; die wichtigsten haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

1. Versand und Empfang sind zweifelsfrei nachweisbar

Ob lediglich für einzelne Nachrichten definiert oder standardmäßig eingestellt:  Sie können die Empfangsbestätigung via E-Mail bequem als Regel einrichten. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, den Faxinhalt wiederum anzuhängen, so dass der Kommunikationsverlauf stets präsent ist. Damit profitiert Sie nicht nur von der Sicherheit, dass die Nachricht angekommen ist, sondern kann dies im Streitfall auch problemlos belegen.

2. Kostengünstig im Betrieb

RelayFax bietet eine extrem flexible Lizenzierung, und nebst einer passenden, im Regelfall kostengünstigen Faxkarte entstehen hier keine weiteren Kosten. Die Anbindung erfolgt an eine beliebige Telefonanlage und die Abrechnung über die Telefonkosten, welche in der Regel mit einer günstigen Flatrate abgedeckt sind. Damit müssen Sie weder eine Faxleitung einrichten, noch die Dienste von Drittanbietern in Anspruch nehmen. Dazu lässt sich der RelayFax-Server auf jedem Rechner mit einem Windows-Betriebssystem betreiben, so dass keine zusätzlichen Kosten für Serverlizenzen anfallen.

3. Enorm einfache Integration

RelayFax fügt sich nahtlos in die vorhandenen E-Mail- und Telefonstrukturen ein. Der Versand aus einem Client heraus, wie beispielsweise Outlook, gestaltet sich genauso einfach wie das Generieren eines Faxes aus dem Druckertreiber oder das Schreiben einer E-Mail. Gleichzeitig haben Sie die Optionen, jedem Mitarbeiter eine Faxdurchwahl zuzuweisen oder Faxeingangsregeln für den E-Mail-Posteingang festzulegen. Über diese Regeln lässt sich auch die Ausgabe an einem Drucker definieren, so dass Faxe problemlos und bequem in Papierform vorliegen können.

4. Breite Anwendungspalette

RelayFax bietet Ihren Kunden in der alltäglichen Kommunikation noch viele weitere, nützliche Optionen: Über den kostenfreien RelayFax SMTP-Client können beispielsweise auch Dateianlagen wie *.doc, *.txt und *.pdf angefügt werden – bei einem Versand über den Client entfällt so auch zeitaufwendiges Drucken und Scannen. Außerdem lässt sich RelayFax dank der OCR-Schnittstelle bequem in Warenwirtschafts- oder CRM-Lösungen einbinden, so dass auch der Massenversand personalisierter Faxe problemlos möglich ist. Damit steht Ihnen eine weitere Option neben E-Mail-Newslettern offen, um sich vom Mitbewerb abzusetzen.

Fazit

Es gibt zahlreiche Gründe, die dafür sprechen, eine Faxlösung im Unternehmen zu betreiben – wir haben hier nur einen Teil davon aufgeführt. Mit RelayFax bieten wir Ihnen nicht nur die Sicherheit und Verbindlichkeit des Faxes, sondern auch eine flexible, komfortable Anwendung.

Natürlich stehen wir Ihnen bei Fragen auch gern persönlich zur Verfügung, via E-Mail oder Telefon unter +49 (0)7331 9461249. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!